Решение «АНД Проджект: Единое Казначейство для Microsoft Dynamics AX»
Решение «АНД Проджект: Единое казначейство для Microsoft Dynamics AX» - гибкий и удобный инструмент, позволяющий повысить эффективность управления и контроля за денежными потоками компании. Решение предназначено для финансовых директоров, сотрудников планово-экономических отделов и финансовых служб компаний и инициаторов платежей. Возможности решения оптимально «закрывают» потребности казначейских подразделений в компаниях со сложной финансовой и юридической структурой и большим количеством центров финансовой ответственности (ЦФО).
Используя решение, пользователи Microsoft Dynamics AX получают расширенный инструментарий для контроля и мониторинга лимитов по годовому и оперативному бюджету движения денежных средств (БДДС). Решение дает полную картину о текущем состоянии и распределении финансовых ресурсов, повышает эффективность работы подразделений и позволяет контролировать финансовые потоки компании.
Преимущества решения «АНД Проджект: Единое казначейство для Microsoft Dynamics AX»
Решение АНД Проджект «Единое казначейство» позволяет:
- организовывать процесс управления денежными потоками в соответствии со спецификой предприятия и отрасли;
- осуществлять контроль исходящих платежей на соответствие бюджету в режиме реального времени;
- эффективно управлять остатками денежных средств на банковских счетах;
- повысить эффективность работы подразделений благодаря возможностям анализа данных и обмена информацией.
Для предприятий со сложной структурой система автоматизации казначейства дает возможность централизованно управлять всеми платежами.
2. В решении реализованы все основные задачи для оперативного управления денежными потоками:
- формирование и утверждение годового и оперативного бюджета движения денежных средств;
- формирование и утверждение плановых входящих и исходящих платежей;
- управление наличными и безналичными денежными средствами;
- формирование необходимых платежных документов;
- интеграция с различными системами «банк-клиент»
- формирование платежного календаря;
- осуществление бухгалтерского учета денежных средств;
- оперативный анализ и контроль состояния ликвидности компании.
3. Решение «АНД Проджект: Единое казначейство» интегрируется с финансовым контуром ERP-системы Microsoft Dynamics AX, предоставляя максимально широкие возможности для оперативного управления денежными потоками: для казначея открыт доступ ко всей базе договоров с условиями и графиками оплаты, а также к своевременной информации об отгрузках, закупках, счетах на оплату, существующей задолженности. Таким образом, за сформированной заявкой на платеж сохраняется список документов-оснований, на базе которых определена сумма выплат, что существенно упрощает анализ выполнения договоров.
«4 ключевых момента, на которые следует обратить внимание менеджменту любого предприятия при внедрении автоматизированной системы казначейства:
- Идеологический – четкое понимание менеджментом целей внедрения. Особенно важно это при организации единого централизованного казначейства, управляющего денежными средствами холдинга. Не секрет, что в основе многих неудачных процессов автоматизации лежала низкая заинтересованность и слабое участие руководства в процессе внедрения. Менеджерам важно не только четко осознавать, что они хотят получить, но и быть готовыми довести это до конца.
- Структурный – эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия. Ключевым фактором успеха при переходе на новую модель является распределение полномочий между подразделениями, и проведение соответствующих организационных изменений.
- Методологический – наличие единой концепции системы бюджетирования на предприятии. БДДС должен быть взаимосвязан и обусловлен другими бюджетами предприятия. Принципы бюджетирования должны быть четкими и понятными исполнителям. Иными словами, без качественного положения о бюджетировании здесь не обойтись.
- Организационный – обеспечение эффективного управления процессом внедрения на предприятии со стороны менеджмента этой компании. Очень часто с внедрением нового программного обеспечения происходит реинжениринг бизнес-процессов. Если этот процесс не подкреплен методическими разъяснениями и инструкциями со стороны руководства компании, то у большинства пользователей создается впечатление, что это просто особенности, а, вполне вероятно, и ограничения, новой системы. А если новая система еще и ограничивает их в правах и лишает определенных привилегий (особенно это касается руководства филиалов), то тогда программному продукту не сдобровать – все силы бросаются на борьбу с ним, а не на внедрение. Другой аспект, о котором не стоит забывать – повышение мотивации сотрудников, вовлеченных во внедрение. Участие во внедрении требует дополнительного времени. Если можно было бы выделить время на ознакомление, тестирование прототипа, обучение новому функционалу в течение рабочего дня, то можно смело утверждать, что рабочее время использовалось неэффективно. Иными словами, внедрение, как и любое другое изменение, должно быть подкреплено действиями руководства».
Наталия Овчаренко
Директор по консалтингу компании «АНД Проджект»
Компоненты решения
Схематично процесс подготовки и проведения платежей в решении можно представить следующим образом:
1. Заявки на оплату
Заявка на платеж создается инициатором платежа. Инициатором может быть менеджер отдела закупок или снабжения, специалист отдела инвестиций, сотрудник коммерческого отдела или бухгалтер. Как и все документы в крупной компании, заявки подлежат согласованию. В решении реализован механизм «маршрутов утверждения». При его настройке можно указать количество этапов согласования, какие пользователи утверждают документ, какие действия можно выполнять с документом и т.д. В процесс согласования могут быть вовлечены начальники отделов, утверждающие заявки своих подчиненных, бухгалтера, подтверждающие правильность счетов и договоров, сотрудники планово-экономического отдела, контролирующие соответствие платежа БДДС, финансовый директор и т.д. Использование функционала позволяет повысить эффективность работы казначеев в крупных холдингах с многофилиальной структурой за счет четкого разграничения полномочий и централизации управления денежными потоками.
Система позволяет задавать различные пути следования заявок. Например, может быть установлен следующий порядок действий: специалист отдела снабжения указывает документ-основание, финансовый контроллер при согласовании вводит ЦФО и статью затрат, бухгалтер изменяет счета и налоговые коды и т.д. После утверждения заявки автоматически уменьшается доступный остаток по статье БДДС.
У заявок на крупные суммы может быть настроен более сложный механизм согласования, чем у обычных заявок. В системе можно предусмотреть разные варианты действий в случае превышения лимита оплаты по статье БДДС – заявка может быть отклонена, утверждена с превышением бюджета, или в маршрут ее следования может быть включено дополнительное согласование.
Планирование и создание платежей значительно облегчается за счет автоматической генерации как входящих, так и исходящих платежей. Основанием для создания плановых заявок может служить информация об открытой задолженности, счетах на оплату, условиях или спецификациях к договорам, созданных заказах на закупку или продажу и т.п.
Система автоматически формирует сообщения о заявках, поступивших на утверждение, система статусов заявки позволяет инициатору платежа определить, на каком этапе согласования находится документ, увидеть историю согласований и комментариев.
2. Маршрутизация платежей
Крупные холдинги, в состав которых входит множество юридических лиц и расчетных счетов, зачастую сталкиваются с проблемой нехватки денежных средств на одних расчетных счетах и переизбытком на других. Функционал позволяет облегчить распределение и перемещение денежных средств между расчетными счетами на основе возможных маршрутов, а также указать расчетные счета для оплаты заявок, исходя из остатков на расчетных счетах.
Когда заявки утверждены и готовы к оплате, независимо от их количества формирование платежей занимает не более одного часа в день. Утвержденные в системе заявки уже содержат все необходимые реквизиты, поэтому остается только распечатать платежные поручения или экспортировать платежи в систему «клиент - банк». После получения банковской выписки система позволяет автоматически осуществить идентификацию исходящих платежей на основании заявок на оплату.
3. Платежный календарь
Чтобы свести к минимуму вероятность возникновения внезапных кассовых разрывов, решение «АНД Проджект» не только работает с заявками на платеж, но и формирует платежный календарь, который является основным инструментом оперативного управления для казначея. С его помощью можно отслеживать и устранять кассовые разрывы, планировать привлечение заемных средств, устанавливать приоритетность платежей, контролировать и анализировать выполнение поданных заявок. В рамках решения «АНД Проджект: Единое казначейство» платежный календарь формируется на основании плановых и фактических заявок на оплату. В системе предусмотрен механизм сортировки по группе платежей: по датам, банковским счетам, контрагентам, договорам, приоритету.
4. Интеграция с системой банк-клиент
Решение «АНД Проджект: Единое казначейство» поддерживает интеграцию с любыми банками.
При распознавании входящих платежей требуется информация об условиях договоров и о существующей задолженности контрагентов. При разнесении платежей данные об оплате отражаются в фактической части БДДС.
Пользователи решения
Пользователями решения «АНД Проджект: Единое казначейство для Microsoft Dynamics AX» являются десятки компаний и холдингов из разных отраслей. Механизм работы решения «АНД Проджект: Единое казначейство» продемонстрирован на примере проекта, реализованного в компании «Росинтер Ресторантс Холдинг»:
Заявки на оплату регистрируются инициаторами от каждого подразделения в информационной системе, часть заявок на оплату формируется автоматически на основании формализованных условий оплаты в договорах. Казначей утверждает план и анализирует его на предмет кассовых разрывов при помощи многофункционального отчета «Платежный календарь». Фактические заявки на оплату формируются на основании плановых заявок или заводятся «с нуля». Затем они отправляются по гибко настраиваемому маршруту на утверждение.
Система контролирует превышение суммы в заявке на оплату по плановым показателям и позволяет в случае превышения плана утвердить данную заявку только сотруднику со специальными правами доступа. После утверждения заявки на оплату, казначей осуществляет маршрутизацию (определение банковского счета с которого будет осуществлен платеж) платежа.
Для повышения эффективности принятия решения по маршрутизации платежей специалистами «АНД Проджект» был разработан специальный интерфейс, который позволил казначею оперативно рассматривать несколько вариантов маршрутизации заявок на оплату с автоматическим отображением сальдо по банковским счетам в той или иной ситуации.
После маршрутизации заявок на оплату сотрудник банковской группы запускает операцию формирования платежных поручений и экспортирует их в систему «клиент-банк». В момент поступления банковской выписки из «клиент-банка» ее импорт также осуществляется автоматически. Импортируемая строка банковской выписки связывается с заявкой на оплату и дополняется необходимыми для регистрации реквизитами (номером договора, финансовой аналитикой). Производится разноска журнала банковской выписки с отражением факта по платежному календарю, формируются бухгалтерские проводки.
Смотрите также связанные решения «АНД Проджект»:
